契約書はなぜ作成する必要があるのだろうか。契約をするのは、物を買ったり、建物を借りたりするといった、何らかの取引をするときだ。そのときに、合意した内容が口約束だけでは、後で言った言わないのトラブルになる。
そこで、契約書を作成することにより、お互いの合意内容を明確にし、それを証拠化するということができる。
1．物としての価値：合意内容の確定
契約書を作成するということは、書面に契約条件を記載するということだ。書面に記載すれば、契約をしたということが誰から見てもお互いが合意した内容を認識することができる。つまり、契約書という「物」により、合意の存在を認識することができるようになる。
契約書がないと、お互いが何を考えて何を合意をしたかについてもよく分からなくなる。
2．証拠としての価値：言った言わないという争いを防ぐ。
契約は口頭でも成立するが、口頭のみの契約はその内容について立証することが難しい。例えば物を買う契約で、保証期間を３年で合意した場合、相手が「そんな合意はしていない」と言えば、こちらとしては、当然「合意したはずだ」と反論する。
しかし、その立証は非常に困難だ。「合意したからこそ金額が少し高めになっていた」とか、間接的な事情から立証することとなるが、それが必ず認められるとは限らない。このような場合に、契約書があれば、合意内容を立証することが容易だ。
そして、それは裁判となった場合においても証拠として価値を持つ。裁判となった場合、契約書に書いてあったから、ということが決定的になることが多い。
3．契約書を作ること自体が、相手との交渉を詰めることとなる。
契約書を作ることは、他にも効果がある。例えば、売買の取引で価格と保証期間について合意できていたので、もう締結できると思って契約書を作り契約内容を詰めたら、損害賠償の条項で合意ができないということがある。
これは、契約書を作ることを通して、損害賠償条項について一致できていないということが判明したということを意味する。その場合は、更に協議して合意するなどの再交渉が必要となる。このように、契約書を作ることを通して、お互いの一致している点、一致していない点が明確になる。
ただし、いくら契約書を作成することが交渉を詰めることになるからと言って、合意内容の大枠が決まらないのに契約書の内容を議論するのはやめた方がよい。大枠が決まっていなければ契約が成立する可能性は低く、不毛なやり取りになってしまう。あくまでも契約内容の中心部分が決まってから契約内容を検討すべきだろう。
また、契約書の条項について一致していない場合、契約書の文言について交渉するのではなく、そこから離れた“条件”をまず決めて、その後に契約書の文言に落とし込むことも重要だ。重要なのは、お互いの条件であって、契約書はその内容を落とし込むのに過ぎないということを理解しないと、文言にこだわりすぎてしまい、いつまでたっても契約書の文言の合意ができないおそれがある。
4．まとめ
最後に、契約書を作ることの意味を確認しよう。
1.物として認識可能にする
2.証拠化する
3.交渉内容を明確にする
何らかの取引をする場合には、契約書を作ってお互いの契約内容を明確にしよう。
